# Оптимизация бизнес-процессов малого бизнеса посредством внедрения BPM-системы

Источник: https://fw-t.ru/articles/optimizaciya-processov-malogo-biznesa-bpm
Опубликовано: 2019-08-09 · Обновлено: 2019-08-13

Оптимизация бизнес-процессов малого бизнеса с помощью BPM-системы. Кейсы и статистика.

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии – вертикально-интегрированная система, направленная на повышение качества работы и улучшения продуктивности, независимо от текущего положения компании на рынке. В современном понимании это внедрение позволяет исключить возникновение сложностей в работе персонала и сторонних онлайн-установок, подключенных к работе. В этом информационном материале мы попробуем подробнее разъяснить принцип функционирования алгоритмов, а также разберем 2 кейса из личного опыта нашей платформы. Приятного ознакомления!

## Правильный проект BPM или использование системы для решения локальных задач

Прежде чем рассказывать о готовых результатах работы нашей компании, рассмотрим описание BPM-процессов и расшифруем аббревиатуру. Итак, BPM (business process management) – управление бизнес-процессами, которое осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения, чьей основной функцией является подготовка унифицированного и непрерывно-развивающегося плана. Именно он позволяет просчитывать все действия сотрудников при взаимодействии с клиентами так, что все задачи (от знакомства с компанией до завершения заказа) выполняются по строго-закрепленному плану. Чтобы владельцу компании было проще разобраться, рассмотрим форму контроля работы малого бизнеса посредством применения платформы Forward BMP, выделив основные цели внедрения.

1.  **Высокая скорость** – сокращение времени, направленного на выполнение основных задач, позволит провести оптимизацию процессов развития малого и большого бизнеса посредством внедрения новых регламентов работы сотрудников.
2.  **Отличное качество** – итоговый результат работы системы позволяет непрерывно совершенствовать работу компании, перенаправив сложную работу на автоматизированные системы.
3.  **Прозрачная система управления на основе текущих показателей** – проведя глубокий анализ, разработчики платформы учитывают любые нюансы и форс-мажорные ситуации.
4.  **Гибкость** – предприятие может вносить свои коррективы в работу системы – изменять ветви алгоритмов (удалять/добавлять/изменять).

## Центральные участники управления бизнес-процессом

-   **Архитектор процессов** – ответственен за описание и проектирование бизнес-процессов в определенной сфере.
-   **Аналитик процессов** – ответственен за конструирование, использование, мониторинг и оптимизацию процессов.
-   **Владелец процесса** – получатель конкретных рекомендаций, который несет полную ответственность за весь процесс работы.

## Простые, быстрые и понятные технологии

Внедрение современных технологий позволяет не только оптимизировать работу предприятия, но и сократить расходы на продвижение компании. Для того чтобы разобраться досконально в принципе работы усовершенствованной системы продвижения и контроля, разберем готовые кейсы открытых площадок, а также выделим особенности и результаты работы.

## Кейс №1: Пример использования системы при контакте с клиентом

В этом кейсе мы разберем усовершенствование предложений, которые могут быть отправлены сотруднику не только в цифровом виде, но и внедрены в работу посредством введения новых ветвей в процесс взаимодействия с постоянным или потенциальным заказчиком. Так, добавив новый виток ввиду (нового!) эксклюзивного предложения о сотрудничестве, компания получила следующие привилегии:

1.  донесла до заказчика информацию о новой услуге, не затрачивая длительное время и излишние расходы на визуальную рекламу продукции в СМИ;
2.  увеличила заинтересованность клиента на оформление более выгодного для двух сторон заказа;
3.  увеличила прибыль.

Рассмотрим все в статистике, сравнив показатель на январь и июнь 2019 года (до и после **оптимизации бизнес-процессов малого бизнеса**):

| **Проблема** | **Январь** | **Июнь** |
| --- | --- | --- |
| **Отсутствие финансовых возможностей на рекламирование новой продукции.** | Не решена. | Клиенты сами стремятся заключить сделку. |
| **Упущение времени, просрочка выполнения заказов.** | Было принято решение увеличить загруженность сотрудников, из-за чего часть заказов была перепутана. | Автоматизированная программа упростила работу, повысив качество обработки заказов. |
| **Сложность восприятия больших потоков информации, связанных с нюансами работы.** | Не решена. | Прописанные обязанности в таблице позволили избежать сложностей. |

## Кейс №2: Разбор системы доставки и обработки заказов на примере магазина спортивных товаров

Интегрирование высокоэффективных систем в работу предприятия позволяет не только упростить функционирование «хромых» бизнес-проектов, но и избавить компанию от просроченных заказов, излишних возвратов (по причине длительной обработке заказа), снизить процент недовольных клиентов, а также завоевать доверие покупателей. Так, стандартная установка включает досконально продуманную прямую или разветвленную систему, позволяющую грамотно управлять активами.

Типичная корреспонденция включает в себя следующие блоки: информацию о статусе оформления заказа, уведомление об обработке менеджерами компании, передачу заказа курьеру, статус посылки и т.п.

**Важно учесть!** Критерии, представленные в информационных рекомендациях **оптимизации бизнес-процессов малого бизнеса,** могут отличаться в зависимости от типа оформления и регламентов работы фирмы. Для удобства большинства клиентов заказчики формируют специальные условия, например, оплату наложенным платежом. Она позволяет интегрировать в систему несколько дополнительных параметров, контролирующих заказ и зачисление итоговой суммы на счет компании.

## От слов к статистике – как это увеличило прибыль компании?

Разбирая пример на компании «№1», выведем в цифрах результат изменения процесса – прогресс в развитии предприятия.

### До внедрения

<table cellpadding="5"><tbody><tr><td><strong>Процент недовольных/упущенных клиентов</strong></td><td>45</td></tr><tr><td><strong>Количество успешно-завершенных заказов</strong></td><td>10/неделю</td></tr><tr><td><strong>Процент загруженности сотрудников</strong></td><td>105 (перенапряженная работа, из-за которой страдает качество)</td></tr><tr><td><strong>Выявление и исправление ошибок</strong></td><td>26%</td></tr></tbody></table>

### После внедрения

<table cellpadding="5"><tbody><tr><td><strong>Процент недовольных/упущенных клиентов</strong></td><td>12</td></tr><tr><td><strong>Количество успешно-завершенных заказов</strong></td><td>56/неделю</td></tr><tr><td><strong>Процент загруженности сотрудников</strong></td><td>86 (стабильная работа с повышенной эффективностью)</td></tr><tr><td><strong>Выявление и исправление ошибок</strong></td><td>97%</td></tr></tbody></table>

Своевременное изменение показателей стало результатом глубоких аналитических процессов и безукоризненного соблюдения критериев оценивания [BPM-решений](/products/fw-bpm):

-   Поддержки цифровых задач с целью упрощения использования интерфейса для пользователя.
-   Низкой общей стоимости владения.
-   Учет бизнес-плана и стратегий компании, составленной экономистами в совместной работе с управляющими.
-   Возможность поддержки сервис-ориентированной архитектуры.
-   Способность отправлять уведомления об изменении структуры или ее отдельных частей.
-   Информирование об отклонении от заданной траектории развития.
-   Интуитивно-понятный интерфейс, заточенный под среднестатистического пользователя с минимальными знаниями о работе ПО.
-   Минимизирование участия IT-специалистов в работе сервиса.
-   Способность демонстрации и обслуживания нескольких процессов одновременно.
-   Уровень производительности и масштабируемость.
-   Возможность управления и внесения коррективов с любого устройства.
-   Наличие возможности передачи информационных сообщений конкретному пользователю с рабочего места.
-   Возможность настройки оперативных решений в отношении исключительных задач.

## Заключение

Подводя итоги, важно отметить, что **оптимизация бизнес-процессов малого бизнеса посредством внедрения новых систем BPM** – грамотное решение, позволяющее не только выполнять обычные задачи, но и кардинально изменять работу фирмы. В случае с малыми бизнесом и высокой конкурентоспособностью самое главное – обеспечивать устойчивые позиции и оптимальные условия для комфорта клиентов, которые может гарантировать стандартная система Forward BPM.